8 tips van Ria: het inrichten van een intelligent informatiesysteem

Ze was zelf jarenlang klant van DocBase, Ria Schagen. Tegenwoordig is ze Consultant en Projectmanager bij ons en Ria beschikt daardoor zowel aan de klant- als technische zijde over veel kennis en praktijkervaring. Haar werkzaamheden bestaan onder andere uit het helpen van klanten bij het inrichten van intelligente informatiesystemen. Vandaar dat ze acht tips met ons deelt over hoe je tot een juiste inrichting komt.

Maar eerst een verdiepingsslag…

‘Bij oplossingen, zoals DocBase, gaat het tegenwoordig over veel meer dan documenten dus spreek ik tegenwoordig liever over informatiesysteem dan documentmanagementsysteem’, merkt zij op. Van alles wat digitaal is kan het immers wenselijk zijn om het in een centrale omgeving veilig op te slaan. ‘Dus niet alleen een gescand document, maar wellicht ook het WhatsApp- of spraakbericht. En dat brengt ons gelijk bij haar eerste tip: 

Tip 1: ga eerst opruimen

Doordat er zoveel verschillende digitale manieren zijn om elkaar te informeren en te communiceren ontstaat er een steeds grotere berg aan data. Eerst opruimen is daarom van belang, voordat je informatie van het ene naar het andere systeem gaat overzetten. Verouderde informatie gaat anders in de weg zitten, net zoals bij een fysieke verhuizing. Bovendien kost onnodige opslagruimte altijd extra serverruimte, dus geld.

Tip 2: bepaal je doelstelling

Definieer duidelijke doelstellingen voor het informatie Systeem. Welke verbeteringen wil je ermee bereiken? Het kan bijvoorbeeld gaan over beter samenwerken, het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, efficiënter samenwerken of een (nog) beter klantcontact.

Tip 3: zorg dat je het eens bent over naamgeving

Hoewel je tegenwoordig veel informatie met metadata razendsnel terug kunt vinden is het advies van Ria om het met elkaar eens te zijn over de naam die je geeft. ‘Structuur geeft duidelijkheid aan iedereen die het systeem gebruikt’, merkt ze op. 

Tip 4: vergeet de andere afdelingen niet

Vaak wordt een documentmanagement- of informatiesysteem voor een bepaald doel van een afdeling aangeschaft, bijvoorbeeld het opslaan van verkoopdossiers. Als je niet in gesprek gaat met andere business eigenaren dan ontstaat er een grotere kans dat er verschillende systemen worden aangeschaft, zonder dat je het van elkaar weet. Met extra integratiekosten tot gevolg. 

Tip 5: bepaal in eerste instantie een werkbare inrichting op afdelingsniveau

Volgens Ria bestaat er een valkuil: ‘Als je op basis van individuele wensen allerlei persoonlijke aanpassingen gaat maken, dan wordt de structuur en manier van werken complexer. Zorg er daarom voor dat je met je team of afdeling commitment hebt over processen die voor > 90% werkbaar zijn voor iedereen. Op deze manier voelt iedereen zich ook direct betrokken.’

Tip 6: neem je autorisatieniveaus nog eens onder de loep

‘Kijk wat je processen zijn, wat je vast wilt leggen en delen en wie daar goedkeuring aan moet geven. Dan zul je er mogelijk achter komen dat er in de loop van de jaren te veel autorisatieprofielen ontstaan zijn. Wie weet is het nu het moment om een medewerker meer verantwoordelijkheid te geven.’

Tip 7: investeer voldoende tijd in training

‘Mijn dag is compleet als gebruikers gelukkig zijn. Daarom laat ik bijvoorbeeld bij autodealers aan verkoopleiders zien hoe je een verkoopdossier volledig maakt. ‘Voor elke klant waar ik ben wil ik de schakel zijn tussen de techniek en de gebruiker. Training is daar een belangrijk onderdeel van.’

Tip 8: evalueer en optimaliseer continu

Een goed werkend informatiesysteem is aan verandering onderhevig. ‘Evalueer daarom regelmatig de prestaties van het systeem en verzamel feedback van gebruikers. Evaluatie is overigens ook een belangrijk onderdeel van onze klantrelatie’, sluit Ria af.